Dodici sale sottotitolate, da Milano. FORUM PA 2026

FORUM PA è il punto d'incontro annuale della pubblica amministrazione italiana: tre giorni, due palchi principali, centinaia di sessioni in parallelo su più sale, ministri e vertici delle istituzioni sul palco. L'edizione 2026, dal 9 all'11 giugno a La Nuvola di Roma, aveva come tema una PA che «genera futuro» invece di inseguire gli eventi.

La Sfida

Per un ente pubblico l'accessibilità dei contenuti non è una scelta di stile, è un obbligo. Sottotitolare in tempo reale gli interventi significa che chi ha difficoltà uditive segue la sessione dalla sala come tutti gli altri, e che chi è in fondo a una sala rumorosa non perde un nome o una cifra. Fatto su una sala è un servizio; fatto su dodici sale contemporanee per tre giorni è un problema di architettura.

Dodici flussi indipendenti, ciascuno con la sua regia. Ogni sala ha il suo mixer, il suo tecnico, i suoi schermi. Il servizio doveva innestarsi su dodici regie senza imporre hardware e senza un tecnico Converso® accanto a ciascuna.

Il palinsesto si definisce fino all'apertura. In una manifestazione con centinaia di sessioni l'assegnazione delle sale si stabilizza a ridosso dell'inizio. La configurazione non poteva dipendere dal programma: doveva precederlo.

La protezione dei dati è parte del capitolato. Il responsabile della protezione dei dati dell'organizzatore ha chiesto il percorso del segnale audio captato in sala, il modo in cui viene convertito in testo e le garanzie sul trattamento. È una verifica che un committente pubblico fa per dovere, e alla quale si risponde per iscritto.

Terminologia della PA. Sigle, nomi di enti, riforme, acronimi di programmi europei: il vocabolario di FORUM PA non è quello generico, e un sottotitolo che sbaglia una sigla in una sala istituzionale si nota.

La Soluzione

Dodici sale generiche, attivabili a chiamata

Invece di costruire la configurazione sul programma, abbiamo predisposto dodici sale numerate — SALA 01–12 — ciascuna con il proprio ingresso audio e la propria pagina di sottotitoli. Le regie le attivavano su richiesta: una telefonata al RSI Hub e la sala partiva. Quando l'assegnazione delle sale è stata fissata nella sua versione definitiva, è bastato abbinare i numeri.

Un foglio condiviso e una landing page per tutte le regie

Ogni tecnico di sala aveva un link a un foglio con due indirizzi per sala: il Floor-In, dove inviare il segnale audio, e il Teleprompter, la pagina web da mettere a schermo con i sottotitoli. Una landing page unica raccoglieva le dodici sale. Nessuna installazione, nessun account: un browser in regia.

Il floor dalla regia, il testo sugli schermi

L'audio di ciascuna sala arriva da remoto al Converso® AI Engine, che lo trascrive in tempo reale; il testo torna alla stessa sala sulla pagina Teleprompter, che la regia proietta sugli schermi. Il pubblico non deve fare nulla: legge.

Context Training per sala e per giornata

Per ogni sala e per ogni giornata i materiali disponibili delle sessioni — programma, nomi dei relatori, enti e programmi citati — vengono ingeriti e trasformati in terminologia e glossari dedicati. La sigla dell'ente entra nel motore prima che il relatore la pronunci.

Governance umana da Milano

Per tutte e tre le giornate un tecnico Converso® ha presidiato da remoto i dodici flussi, monitorando la qualità del testo e intervenendo sulle cause di degrado: un microfono aperto in più, un livello sbagliato, una sala che parte prima del previsto. Nessun tecnico in trasferta, nessun rack a Roma.

La documentazione per il responsabile della protezione dei dati

Abbiamo condiviso la nostra nota sul trattamento dei dati nei servizi AI: percorso del segnale audio, conversione in testo, conservazione, ruoli e garanzie. È stata messa a disposizione in tempo per la valutazione, prima dell'avvio. A metà maggio una sessione di test con il partner tecnico aveva già verificato l'intero percorso, dall'audio di una regia al testo sullo schermo, prima di replicarlo su dodici sale.

La settimana di picco

Le dodici sale di FORUM PA non erano sole. Negli stessi tre giorni il RSI Hub di Milano aveva attivi, con il Converso® AI Engine, una convention tecnologica di tre giorni al MiCo di Milano con interpretazione AI in cinque lingue su più sale per circa 1.500 partecipanti; un seminario aziendale di integrazione in Francia, a Rueil-Malmaison, dal francese all'inglese; la seconda giornata del sales meeting internazionale di un gruppo industriale; la seconda giornata dell'evento di una fondazione medico-scientifica a Milano; tre sessioni pomeridiane, una al giorno, con sottotitoli inglese-italiano per una piattaforma di eventi interattivi; uno speech con sottotitoli AI sui LED di sala in una serata corporate milanese.

Nella stessa settimana gli interpreti in cabina all'Hub lavoravano per due riunioni istituzionali a Bruxelles, per la conferenza stampa internazionale di un costruttore automobilistico a Le Mans e per la convention di un gruppo di servizi per il lavoro a Superstudio Village, mentre i tecnici Converso® erano in trasferta a Torino per tre giorni di service audio, a Prémanon nel Jura per il sales meeting di un brand sportivo, a Superstudio Maxi per un evento corporate, all'Università Cattolica per la plenaria di un congresso scientifico e in una fondazione di ricerca milanese.

Oltre a FORUM PA: nove eventi attivi il 9 giugno, sette il 10, sei l'11, in tre Paesi. È stata la settimana con il maggior numero di flussi AI attivi contemporaneamente nella nostra storia, con FORUM PA a farne la parte più grande. Il servizio da remoto non è un ripiego per gli eventi minori: è ciò che permette di reggere il picco senza moltiplicare le persone in viaggio.

I Risultati

Dodici sale sottotitolate in italiano per tre giornate intere, dal 9 all'11 giugno 2026, su una delle manifestazioni istituzionali più grandi d'Italia. Servizio erogato interamente da remoto dal RSI Hub di Milano: nessun tecnico in trasferta, nessun hardware in sala oltre agli schermi già presenti.

La configurazione a sale intercambiabili ha seguito il palinsesto fino alla sua versione definitiva senza alcuna modifica, e le regie hanno lavorato con strumenti che già usano: un browser, un foglio condiviso, un numero di telefono. La nota sul trattamento dei dati nei servizi AI è stata condivisa con il responsabile della protezione dei dati prima dell'avvio, non a richiesta.

Il sottotitolo in italiano di un evento italiano non è traduzione, è accessibilità: per un ente pubblico è un requisito che si progetta e si verifica come l'audio o le luci, e sugli schermi di sala arriva a tutti senza che nessuno debba chiedere nulla.