Office Manager
Converso fournit des services d'interprétation simultanée, de streaming multilingue et d'accessibilité pour des événements internationaux. Nous sommes une petite équipe où chacun fait la différence, nous travaillons avec des dizaines de collaborateurs freelance chaque année, et nos clients sont des entreprises et institutions dans toute l'Europe. Nous cherchons un(e) Office Manager : la personne qui fait le lien entre l'administration, le back-office commercial et la coordination opérative. Ce n'est pas un poste mono-tâche — c'est le rôle de celui ou celle qui, dans une petite entreprise, fait tourner la machine, du paiement des retenues aux devis clients, du suivi commercial à la facturation post-événement. Nous ne vous demandons pas de tout savoir dès le premier jour. Nous vous demandons d'apprendre vite, d'être précis(e) quand il le faut, et de savoir parler avec un client en anglais sans difficulté. Une chose doit être claire : l'administration et l'argent ne sont PAS un jeu. Ici vous apprendrez les déclarations fiscales, l'autofacturation, le reverse charge, le recouvrement de créances, la gestion de clients internationaux. Vous touchez à tout, vous voyez tout, vous comprenez comment fonctionne une entreprise de l'intérieur.
Ce que vous ferez
- Gérer l'administration opérative : paiements fournisseurs et F24 mensuels via banque en ligne, gestion des retenues pour les collaborateurs freelance
- Émettre les factures clients et gérer l'échéancier des encaissements sur Fatture in Cloud
- Gérer les autofactures pour achats étrangers — reverse charge, envoi SDI
- Coordonner les flux avec le consultant du travail (présences, congés, arrêts maladie) et le comptable (documents mensuels, certificats fiscaux, clôtures)
- Gérer la documentation administrative : DURC, DUVRI, visures, signature numérique, relations PA, inscriptions registres fournisseurs
- Gérer les demandes entrantes (email, site web, téléphone) — servir de premier filtre et orienter vers le bon interlocuteur
- Assurer le suivi commercial et suivre le pipeline clients
- Quand le client confirme : formaliser la confirmation de commande et passer le relais à l'équipe operations
- Après l'événement : émettre la facture, vérifier que tout est en ordre, archiver
- Relancer les clients qui ne paient pas — et si nécessaire, travailler avec les avocats pour le recouvrement de créances
- Gérer la PEC, l'archivage documentaire, les cartes d'entreprise, les tickets restaurant, les notes de frais
- Maintenir les listes à jour : salariés, collaborateurs, échéances documents, NDA, attestations sécurité — c'est vous qui gardez le contrôle
Prérequis
- Anglais courant — écrit et oral, niveau professionnel. Vous parlerez avec des clients internationaux, lire les emails ne suffit pas
- Expérience pratique en facturation électronique (Fatture in Cloud ou similaire) et cycle actif/passif
- Savoir remplir un F24 via banque en ligne et gérer les retenues à la source des collaborateurs
- Précision sur les échéances — le 16 du mois c'est le 16 du mois
- Capacité à rédiger des emails professionnels à des clients corporate sans qu'on les relise
- Autonomie : vous apprenez vite, vous cherchez les réponses avant de demander, puis vous demandez quand vous ne trouvez pas
- Expérience dans de petites entreprises ou des environnements où on fait « un peu de tout » — nous ne cherchons pas quelqu'un qui ne sait faire qu'une chose
- À l'aise avec les outils numériques : Google Workspace, PEC, banque en ligne, apps de gestion des dépenses
Atouts supplémentaires
- Expérience dans le secteur événementiel, les agences d'interprétation, ou les entreprises de services AV/tech
- Connaissance de base de la convention collective CCNL Commercio : congés, maladie, TFR
- Avoir géré des retenues à la source et des F24 pour des entreprises avec beaucoup de freelances
- Expérience en suivi commercial et gestion de pipeline clients
- Français ou autres langues — nous travaillons avec des clients dans toute l'Europe
- Familiarité avec Revolut Business ou des systèmes de cartes d'entreprise et gestion des dépenses
Ce que nous offrons
- Salaire d'entrée €24 000–28 000 selon expérience, niveau V–III CCNL Commercio — avec révision rapide basée sur les résultats, pas l'ancienneté
- Contrat initial à durée déterminée de 6 mois avec perspective concrète de CDI
- Tickets restaurant €8 électroniques pour chaque journée travaillée
- Ordinateur portable, carte d'entreprise, tous les outils nécessaires fournis
- Télétravail : 1 jour/semaine à distance après la période initiale, via accord individuel
- Petite équipe, zéro bureaucratie, relation directe avec la direction
- Secteur en croissance : événements multilingues, IA pour l'interprétation, tech pour l'accessibilité
- Un poste où vous évoluez vraiment — vous touchez l'administration, le commercial, les operations, les clients internationaux. Votre travail a un impact direct sur les résultats de l'entreprise
Les premiers mois
- Mois 1–2 : focus sur l'admin et la finance — apprentissage de Fatture in Cloud, banque en ligne, F24, retenues, flux avec le consultant du travail et le comptable. Objectif : gérer le cycle administratif en autonomie
- Mois 3–4 : ajout du back-office commercial — l'équipe vous enseigne le flux clients, vous commencez à faire des relances et gérer les demandes. Objectif : gérer le pipeline de la demande entrante à la relance
- Mois 5–6 : ajout de la coordination opérative — confirmations de commande, passage à l'équipe operations, facturation post-événement. Objectif : maintenir le fil de la demande entrante à la facture finale
Avant de postuler...
Répondez à quelques questions pour nous aider à mieux vous connaître. Ce n'est pas un test — il n'y a pas de bonnes ou mauvaises réponses.
Vous préférez écrire directement ? Envoyez-nous un email à jobs@converso.cloud
Cette offre d'emploi s'adresse aux candidats des deux sexes (D.Lgs. 198/2006) et aux personnes de tout âge et de toute nationalité (D.Lgs. 215/2003 et 216/2003).