Office Manager
Converso fornisce interpretariato simultaneo, streaming multilingua e accessibilità per eventi internazionali. Siamo un team piccolo dove ognuno fa la differenza, lavoriamo con decine di collaboratori freelance ogni anno e i nostri clienti sono aziende e istituzioni in tutta Europa. Cerchiamo un Office Manager: la persona che tiene insieme amministrazione, back-office commerciale e coordinamento operativo. Non è un ruolo da "faccio una cosa sola" — è il ruolo di chi in un'azienda piccola fa girare tutto, dal pagamento delle ritenute al preventivo per il cliente, dal follow-up commerciale alla fattura post-evento. Non ti chiediamo di saper fare tutto dal giorno uno. Ti chiediamo di saper imparare in fretta, di essere precisa/o quando serve, e di saper parlare con un cliente in inglese senza problemi. Una cosa deve essere chiara: l'amministrazione e i soldi NON sono uno scherzo. Qui impari a fare F24, autofatture, reverse charge, recupero crediti, gestione clienti internazionali. Tocchi tutto, vedi tutto, capisci come funziona un'azienda da dentro.
Cosa farai
- Gestire l'amministrazione operativa: pagamenti fornitori e F24 mensili su home banking, gestione ritenute d'acconto dei collaboratori freelance
- Emettere fatture ai clienti e gestire lo scadenzario incassi su Fatture in Cloud
- Gestire le autofatture per acquisti esteri — reverse charge, invio SDI
- Coordinare il flusso con il consulente del lavoro (presenze, ferie, malattie) e il commercialista (documenti mensili, CU, chiusure)
- Gestire la burocrazia documentale: DURC, DUVRI, visure camerali, firma digitale, rapporti con PA, iscrizioni albi fornitori
- Rispondere alle richieste in arrivo (email, sito, telefono) — fare da primo filtro e indirizzare al collega giusto
- Fare follow-up commerciale e tenere traccia della pipeline clienti
- Quando il cliente conferma: formalizzare la conferma d'ordine e passare il testimone al team operations
- Post-evento: emettere la fattura, verificare che tutto torni, archiviare
- Sollecitare i clienti che non pagano — e quando serve, lavorare con gli avvocati per il recupero crediti
- Gestire PEC, archiviazione documentale, carte aziendali, buoni pasto, note spese
- Tenere aggiornate le liste: dipendenti, collaboratori, scadenze documenti, NDA, attestati sicurezza — sei tu che tieni il controllo
Requisiti
- Inglese fluente — scritto e parlato, livello professionale. Parlerai con clienti internazionali, non basta leggere le email
- Esperienza pratica con fatturazione elettronica (Fatture in Cloud o analogo) e ciclo attivo/passivo
- Saper compilare un F24 su home banking e gestire ritenute d'acconto per collaboratori
- Precisione sulle scadenze — il 16 del mese è il 16 del mese
- Capacità di scrivere email professionali a clienti corporate senza che qualcuno te le corregga
- Autonomia: impari veloce, cerchi le risposte prima di chiedere, poi chiedi se non ci arrivi
- Esperienza in aziende piccole o ambienti dove si fa "un po' di tutto" — non cerchiamo chi sa fare solo una cosa
- Dimestichezza con strumenti digitali: Google Workspace, PEC, home banking, app di gestione spese
Nice to have
- Esperienza nel settore eventi, agenzie di interpretariato, o aziende di servizi AV/tech
- Conoscenza base del CCNL Commercio: ferie, permessi, malattia, TFR
- Aver gestito ritenute d'acconto e F24 per aziende con molti collaboratori freelance
- Esperienza nel follow-up commerciale e nella gestione pipeline clienti
- Francese o altre lingue — lavoriamo con clienti in tutta Europa
- Familiarità con Revolut Business o sistemi di carte aziendali e expense management
Cosa offriamo
- RAL di ingresso €24.000–28.000 in base all'esperienza, V–III livello CCNL Commercio — con revisione rapida basata sui risultati, non sull'anzianità
- Contratto iniziale a tempo determinato 6 mesi con prospettiva concreta di stabilizzazione
- Buoni pasto €8 elettronici per ogni giornata lavorativa
- Laptop aziendale, carta aziendale, tutti gli strumenti necessari
- Smart working: 1 giorno a settimana da remoto dopo il periodo iniziale, su accordo individuale
- Team piccolo, zero burocrazia, rapporto diretto con la direzione
- Settore in crescita: eventi multilingue, AI per l'interpretariato, tech per l'accessibilità
- Un ruolo dove cresci davvero — tocchi amministrazione, commerciale, operations, clienti internazionali. Il tuo lavoro ha impatto diretto sui risultati dell'azienda
I primi mesi
- Mese 1–2: focus su admin e finance — impari Fatture in Cloud, home banking, F24, ritenute, flusso con CdL e commercialista. Obiettivo: gestire il ciclo amministrativo in autonomia
- Mese 3–4: aggiungi il back-office commerciale — il team ti insegna il flusso clienti, inizi a fare follow-up e gestire le richieste. Obiettivo: gestire la pipeline dall'arrivo della richiesta al sollecito
- Mese 5–6: aggiungi il raccordo operativo — conferme d'ordine, passaggio al team operations, fatturazione post-evento. Obiettivo: tenere il filo dall'arrivo della richiesta alla fattura finale
Prima di candidarti...
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L'annuncio è rivolto a candidati di entrambi i sessi (D.Lgs. 198/2006) e a persone di tutte le età e nazionalità (D.Lgs. 215/2003 e 216/2003).