Chi lavora nel settore lo sa: gli eventi si basano sulle persone. Mentre negli eventi in presenza le interazioni, anche spontanee, e le esperienze non mancano, negli eventi virtuali siamo ancora indietro quando si tratta di coinvolgimento del pubblico. Infatti, il coinvolgimento del pubblico virtuale è una delle più grandi sfide che gli organizzatori devono affrontare. Di certo non è semplice individuare la strategia perfetta e a prova di errore per non perdere l’interesse del pubblico virtuale, ma esploriamo insieme cosa fare prima, durante e dopo l’evento per raggiungere l’obiettivo.
Prima dell’evento
Il coinvolgimento del pubblico virtuale dovrebbe essere parte integrante della pianificazione dell’evento. Come attirerete l’attenzione del vostro pubblico prima dell’evento? Come manterrete attivo l’interesse durante l’evento? Sono domande a cui è importante dare risposta.
Sicuramente non è una buona idea bombardare le persone con decine di email, ma non farsi sentire fino al giorno dell’evento non aiuterà di certo ad aumentare il coinvolgimento. L’ideale è trovare il giusto bilanciamento per attirare il tuo pubblico.
Il processo di registrazione all’evento può essere una buona opportunità per conoscere meglio il tuo pubblico. Per esempio, puoi chiedere a quali sessioni non vedono l’ora di partecipare o dove hanno sentito parlare del tuo evento. Inoltre, puoi mantenere vivo l’entusiasmo inviando informazioni rilevanti sull’evento: chi sono i relatori, quali caratteristiche faranno risaltare il tuo evento, eventuali cambiamenti di cui il tuo pubblico dovrebbe essere a conoscenza. Crea la giusta strategia di email e social media che risponda a queste domande.
Sii creativo
Nell’era dei social media sarebbe un peccato non sfruttarli a proprio vantaggio durante l’organizzazione di un evento. Crea connessioni sui social media, per esempio lanciando un hashtag. Inoltre, prendi in considerazione l’invio di gadget regalo. Solo perché il tuo evento sarà da remoto, non significa dover rinunciare completamente al tocco umano.
Sii pronto a tutto
Le prove generali non sono riservate solo agli eventi in presenza. Ciò che vuoi è che la qualità audio e video sia perfetta, che il tuo pubblico abbia tutte le informazioni rilevanti di cui ha bisogno prima dell’evento e, naturalmente, vuoi che qualcuno sia lì, pronto a rispondere a qualsiasi domanda e dare supporto tecnico. Non aspettare il giorno dell’evento per assicurarti che tutto questo sia curato nei minimi dettagli. Assicurati che tutto sia perfetto per il gran giorno.
Durante l’evento
Il gran giorno è arrivato. Hai curato tutti gli aspetti tecnici e il tuo evento è pronto in ogni dettaglio. È importante capire che il tuo pubblico non è destinatario passivo di contenuti virtuali, bensì destinatario attivo che partecipa alla creazione dell’esperienza virtuale.
Dai al tuo pubblico il tempo a sufficienza per connettersi alla piattaforma dell’evento virtuale. Il tuo team di supporto tecnico deve essere sempre pronto nel caso in cui i partecipanti abbiano difficoltà a entrare nella piattaforma o non capiscano come usare le funzioni.
Coinvolgi il pubblico virtuale
Il vantaggio di molte piattaforme virtuali è la possibilità di aggiungere strumenti di interazione e intrattenimento. Per esempio, i partecipanti possono partecipare alla discussione tramite sondaggi e Q&A. I relatori potranno mostrare i risultati dei sondaggi e le domande del pubblico sul grande schermo. In questo modo, i partecipanti si sentiranno veramente parte integrante dell’evento.
Le notifiche push sono un ottimo modo per prevenire bassi livelli di coinvolgimento del pubblico virtuale. Puoi tenere i tuoi partecipanti informati su qualsiasi potenziale cambiamento di programma. Crea notifiche push personalizzate in modo che ad ogni partecipante vengano ricordate solo le sessioni a cui si è iscritto. Sono piccoli dettagli che fanno la differenza!
Caratteristiche del pubblico virtuale
Il pubblico virtuale non si comporterà allo stesso modo del pubblico degli eventi in presenza ed è qualcosa di cui bisogna tenere conto. È impensabile che i partecipanti remoti rimangano connessi a una conferenza di tre giorni con sessioni di sei ore al giorno. Stare davanti a un computer è molto più stancante, quindi pianifica il tuo evento di conseguenza. Assicurati che il programma venga seguito il più possibile, limita le sessioni a un massimo di 60 minuti e dai il tempo a tutti di fare le dovute pause.
Gamification
Un altro tassello da aggiungere alla tua strategia di coinvolgimento è la gamification dell’evento: giochi e concorsi che renderanno il tuo pubblico più competitivo e più attivo. Mostra le classifiche in tempo reale per mantenere attiva l’attenzione.
Social media
Non dimenticare di monitorare i social media. In particolare se prima dell’evento hai creato una tua strategia social, è necessario mantenere vivi i tuoi canali durante lo svolgimento. Continua a usare l’hashtag e incoraggia i tuoi partecipanti virtuali a condividere la loro parte preferita dell’evento finora. È probabile che parte del tuo pubblico voglia impegnarsi anche attraverso Facebook e Instagram, quindi continua a controllare gli aggiornamenti e convalida le azioni che vedi. Screenshot, momenti salienti, le discussioni più interessanti che si svolgono nelle chat room, ecc. Tutte queste rappresentano un’incredibile fonte di contenuti per mantenere vivi i vostri canali social e il vostro pubblico impegnato, entusiasta e desideroso di saperne di più!
Dopo l’evento
Ce l’hai fatta! Il tuo evento è stato un successo. Questo però non significa che il tuo viaggio alla ricerca del coinvolgimento del pubblico virtuale sia finito.
Raccogliere feedback dai partecipanti è sempre importante. Vorrai sapere cosa è andato bene e cosa no dal loro punto di vista. C’è qualcos’altro che avresti potuto fare per rendere migliore l’esperienza complessiva? Tutto ciò che diranno saranno informazioni preziose che ti aiuteranno a migliorare costantemente la qualità dei tuoi eventi virtuali.
Replay
Rendi fruibile il tuo evento anche a chi non si è potuto connettere in diretta. Non è raro che molte conferenze virtuali e webinar siano registrati e poi resi disponibili su piattaforme di eventi virtuali. Spesso questo contenuto finisce per attirare più spettatori dell’effettiva esperienza dal vivo.
Mantenere attivo l’interesse dei tuoi partecipanti da remoto può sembrare difficile, ma comunque fattibile, soprattutto se sai come sfruttare a pieno la potenza delle soluzioni tecnologiche per eventi. Se hai domande sulle tecnologie degli eventi, non esitare a contattarci.
Photo by Samantha Borges on Unsplash